دکتر ویدن و همکارش برای انتخاب یک نرم افزار مناسب، ابتدا فهرستی از نیازهای خود تهیه کردند. نیاز اول آنها مستندسازی بود، اما نرم افزار باید علاوه بر مستندسازی بتواند عملیات حسابداری هم انجام دهد. همچنین امکان نسخه نویسی الکترونیک هم باید فراهم می شد. و در نهایت ساز و کاری لازم بود که امور کنترل، ارتقا و تضمین کیفیت را هم انجام دهد.
شرکت اینلایت (InLight) یک آگهی داده بود که شامل 45 روز استفاده ی آزمایشی و رایگان از یک نرم افزار پرونده ی الکترونیک بود. این شرکت به عنوان پیشرو در ارائه ی نرم افزارهای مطب پزشکان شناخته شده است. دن می گوید کار با اینلایت در مقایسه با نرم افزارهای مشابه از جمله اپیک (Epic) مانند تنفس در هوای تازه است. استفاده از جدولهای متعدد مشخصه ی برجسته ی اینلایت است. تمرکز اصلی نرم افزار در جنبه ی کاربردی و قابل استفاده بودن آن است. به عنوان مثال، با یک کلیک می توانید 30 جدول آخر را مرور کنید. یا برای کامل شدن یک جدول هیچ محدودیتی وجود ندارد، و به عنوان مثال، حتماً لازم نیست یک تشخیص کد دار وارد شود.
این قابلیت اینلایت امکان خلاقیت بیشتری برای پزشک فراهم کرده است. پزشک می تواند یک عنوان جدید برای مشکل بیمار خود خلق کند و جدول را به طور موقت راکد بگذارد تا در فرصت مناسب درباره اش بیشتر فکر کند.
امتیاز دیگر اینلایت استفاده از الگوهای مختلف عضویت است. پزشک می تواند طرح های متنوعی از نظر نحوه ی استفاده از خدمات یا شکل پرداخت به بیماران اختصاص دهد.
تنها در عرض 9 ماه، دن و همکارش به هدف 1000 پرونده ی الکترونیک رسیدند. آنها در نظر داشتند به تدریج این کار را توسعه دهند.
پرداخت ثابت سالانه
یکی از شکل های پرداخت به پزشکان در ایالات متحده، پرداخت ثابت (Concierge Medicine یا Retainer Medicine) است که در آن بیمار یا شرکت بیمه یک مبلغ ثابت سالانه به پزشک پرداخت می کند و پزشک در مقابل متعهد می شود خدمات بهتری ارائه کند، به عنوان مثال تعداد بیماران خود را محدود می کند تا زمان بیشتری در اختیار هر بیمار باشد. نامهای معادل آن حق عضویت (membership medicine)، پرداخت نقدی (cash-only practice) یا مراقبت مستقیم (direct care) است که البته هر یک تفاوتهای کوچکی با دیگری دارد اما وجه مشترک آنها پرداخت یک مبلغ ثابت است.
سامانه ی پرونده های الکترونیک در ایالات متحده، پزشکان عمومی را مجبور کرده، در مقایسه با پرونده های کاغذی، زمان قابل توجهی را صرف مستندسازی کنند. به نظر می رسد این سامانه برای پزشکان عمومی طراحی نشده و یا در طراحی آن به نیازهای آنان کمتر توجه شده است. پزشک ناچار است سهم قابل توجهی از زمان ویزیت را به وارد کردن اطلاعات اختصاص دهد و این مانع برقراری ارتباط کافی و چهره به چهره با بیمار می شود.
اساس کار یک پزشک بر حلّ مسئله استوار است، در حالی که سامانه ی پرونده ی الکترونیک، داده ها را بر اساس خاستگاه آنها مرتب می کند. به عنوان مثال، نتایج آزمایش های هر بیمار معمولاً در یک فهرست واحد و بدون توجه به مسئله ای که منجر به درخواست آنها شده نمایش داده می شود. این ساختار منطبق با خاستگاه (source-based organizing) برای داروها، یادداشت ها، موارد ارجاع و غیره نیز به کار می رود. در نتیجه پزشک سر در گم می شود چون نمی داند اطلاعات در پرونده چگونه ذخیره و نمایش داده می شود.
یک پزشک عمومی را تصور کنید که بیمارش سه مسئله دارد. او در هر ویزیت به طور متوسط باید حواسش به بیست داده منعطف باشد. اگر او بخواهد روزانه تنها پنج بیمار ویزیت کند، مجموع داده های مهم آنها بیش از 100 خواهد بود. بر اساس قانون معروف میلر، گنجایش حافظه ی فعال انسان 2±7 یعنی حداکثر 9 داده است.
تعجب آور نیست که پزشک در چنین شرایطی احساس می کند در اقیانوسی از داده های الکترونیکی به هم ریخته غرق شده است. اشتغال ذهنی بیش از حد منجر به اختلال در فرآیند تصمیم گیری خواهد شد و ممکن است به خطا در تشخیص و درمان و پیامدهای جبران ناپذیر و بالقوه مرگبار بیانجامد.
بیش از 80% پزشکان عمومی در سیستم پرداخت مستقیم، علاوه بر مبالغ دریافتی از بیماران، باید برای شرکت های بیمه نیز صورتحساب بفرستند. تأکید بیش از حد بر کد گذاری ها و تنوع پوشش های بیمه ای منجر به فشار بیش از حد بر پزشکانی می شود که پیش از آن تحت فشار ناشی از اقیانوس داده ها هستند.
پاسخ در صورت مسئله است
پرونده های الکترونیک برای کمک به پزشکان باید بر اساس حل مسئله طراحی شوند. در نمونه ای از این پرونده ها که مربوط به شرکت پریمد اینلایت (PRI-MED INLIGHT EHR) است، می توان فهرستی از مشکلات هر بیمار را در طول زمان مشاهده کرد. همه ی اطلاعات و پیشرفت کار، همه ی یادداشت ها، نتایج آزمایش ها، نسخه های دارویی و ارجاع، در ارتباط با یکی از مشکلات بیمار قرار دارند. فهرست مشکلات مانند فهرست کتاب، مراجعات بعدی را تسهیل می کند.
به این ترتیب سردرگمی پزشک در جریان ویزیت به حداقل خواهد رسید، زیرا تعداد داده هایی که پزشک در یک زمان با آنها سر و کار دارد کاهش یافته است. همچنین در پرونده های شرکت پریمد اینلایت به تنوع پوشش های بیمه ای و مشکلات پزشکان برای تهیه صورتحساب های مختلف نیز توجه شده است. امتیاز دیگر این پرونده ها امکان اجرای آنها در اینترنت بر پایه ی فضای ابر (Cloud-based) و نیز امکان اجرا با سیستم های عامل مختلف و استفاده از امکانات فناوریهای جدید دیگر مانند نمایشگرهای لمسی است.
استفاده از اینترنت و فضای ابر، نیاز به خرید تجهیزات ذخیره سازی را منتفی می کند و علاوه بر سهولت آموزش و کاربری راحت تر، استخدام تکنسین فناوری اطلاعات یا مراجعات مکرر برای بروزرسانی نرم افزار نیز دیگر لازم نیست و به طور کلی هزینه های مرتبط کاهش می یابد. پزشک در هر لحظه و هر جا که بخواهد به محتویات پرونده ها دسترسی دارد و به دلیل متمرکز بودن اطلاعات در اینترنت، امنیت داده ها نیز افزایش می یابد. فناوریهای جدید باعث کاهش دفعات کلیک و کاهش مواردی شده که باید تایپ شوند.
یک پرونده ی الکترونیک خوب چه مشخصاتی دارد؟
– آیا نرم افزار قادر به انجام همه ی کارهایی است که می خواهید در آیپد خود انجام دهید؟
مطمئن شوید نرم افزار با هدف کار با آیپد طراحی شده و صرفاً یک اپلیکیشن بدون عملکرد کامل نیست. شما می خواهید همه ی کارها را، بدون هیچ محدودیتی، با آیپد انجام دهید. مثلاً مدیتاچ (MediTouch) از همان ابتدا برای آیپد طراحی شده است و شما می توانید همه ی کارها را با آیپد یا تبلت های دیگر انجام دهید.
– آیا نرم افزار مورد نظر گواهی مرحله دوم کاربردی در سال 2014 را دریافت کرده است؟
این گواهی نشان می دهد که نرم افزار با پرونده های الکترونیک جدید هم خوانی دارد.
– آیا امکان تبادل اطلاعات بین پرونده و سامانه های دیگر به راحتی فراهم است؟
– آیا پرونده امکان واقعی قرار دادن در اینترنت (ابر) را دارد؟
با این امکان می توانید از هر نقطه ای به پرونده ها دسترسی داشته باشید. البته پرونده باید چنین امکانی را واقعاً فراهم کند و دانلود لازم نباشد. به علاوه، باید بتوانید با مرورگرهای رایج مانند موزیلا و سافاری وارد آن شده و با آن کار کنید.
– آیا نرم افزار مورد تأیید شرکتهای بیمه است؟
با تغییرات متناوب پوشش بیمه ای در سطح کشور و اجرای قانون سلامت مقرون به صرفه، باید بتوانید همگام با این تغییرات پیش بروید تا در پرداخت ها به مشکل برخورد نکنید.
– آیا پرونده ی الکترونیک مانعی بر سر راه ارتباط شما و بیمار است؟
بیماران شما نباید احساس کنند تمام وقت شما صرف خیره شدن به صفحه ی نمایشگر رایانه می شود. با یک نرم افزار خوب باید بیشتر کارها را بتوانید با لمس انگشتان و آیپد انجام دهید و نیاز به تایپ به حداقل برسد.
– آیا نرم افزار امکان نسخه نویسی دارد؟
هم اکنون بیشتر داروخانه ها در ایالات متحده امکان نسخه خوانی الکترونیک دارند.
– آیا نرم افزار با ویرایش جدید کدهای بین المللی بیماری (ICD-10) هم خوانی دارد؟
در اینجا می توانید نمونه ای از پرونده ی الکترونیک شرکت اینلایت را مشاهده و به صورت آزمایشی با آن کار کنید.